Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Pärnumaa Kutsehariduskeskuse tegevus on avalik. Töö käigus jõuab kooli ka isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad asutusse jõuda läbi kirjavahetuse. See on võimalik ka siis, kui isik on mõne menetluse osapool.
Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi tegema, avaldatakse isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus. Kui olete saatnud meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame dokumendi ise õigele adressaadile ja teavitame Teid sellest.

Avaliku teabe seaduse kohaselt tuleb koolil avaldada osa töötulemustest internetis, kooli avalikus dokumendiregistris. Seega on kirjavahetuse andmestik nähtav avalikus dokumendiregistris. Siinkohal on oluline vahet teha, kas dokumendid on juurdepääsupiiranguga või mitte. Dokumendiga, mis ei ole avalikus vaates nähtav, kuid mis on juurdepääsupiiranguta, on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid, nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses.

Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida (nt. kohtueelne menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitab kool viis kuni seitse aastat. Tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Lisainfo:

  • Teabenõue - Teabenõudega võite küsida dokumenti või infot, mis on Pärnumaa Kutsehariduskeskusel juba olemas. Vastuse saate 5 tööpäeva jooksul.
  • Selgitustaotlus - Kui soovite Pärnumaa Kutsehariduskeskuselt teavet, mille andmiseks on vaja olemasolevat teavet analüüsida või koguda lisateavet, siis on tegu selgitustaotlusega. Saate küsida selgitusi kooli tegevuse kohta. Vastuse saate 30 päeva jooksul.
  • Märgukiri - Märgukirjaga võite teha Pärnumaa Kutsehariduskeskusele ettepanekuid kooli töö korraldamiseks ja valdkonna arengu kujundamiseks ning edastada teavet. Juhul, kui olete märgukirjaga esitanud küsimuse, saate vastuse 30 päeva jooksul.

Allikad: