Kairit Prikk käis sekretärieriala õppepraktikal Belgias Erasmus+ programmiga. Rohkem Kairiti õpirände kohta saad lugeda allpool olevast kokkuvõttest.
Õppepraktika toimus 11.03.–11.04.2018 Belgias, Brüsselis, Eesti Vabariigi alalises esinduses Euroopa Liidu juures.
Praktika eesmärgid:
• tutvub organisatsiooni töö korraldusega ning dokumendi- ja arhiivihalduse korraldusega;
• harjub töökeskkonnaga ning kinnistab õpitud teoreetilisi teadmisi praktikas;
• rakendab õpitud teoreetilisi teadmisi organisatsiooni asjaajamises;
• arendab suhtlemisoskust kolleegide, klientide ja külastajatega;
• saab motivatsiooni kutsealaseks tööks valmistumisel;
• arendab kutseoskusi; rakendab praktikal saadud oskusi kutsealaste õpingute tõhustamiseks.
Eesti Vabariigi alaline esindus Euroopa Liidu juures on Eesti diplomaatiline esindus, kes esindab Eestit Euroopa Liidu juures ning täidab oma pädevuse piires Eesti õigusaktidest tulenevaid ülesandeid. Esindus lähtub välissuhtlemisel ja oma töökorralduslike küsimuste lahendamisel lisaks Eesti õigusaktidele ka EL Nõukogu reglemendist ja otsustest, samuti rahvusvahelise õiguse normidest, üldtunnustatud põhimõtetest ning rahvusvahelisest tavast ja praktikast.
Esindus on Välisministeeriumi struktuuriüksus, mis on aruandekohustuslik ministeeriumi kantsleri ees. Teenistuslikku järelevalvet esinduse teenistujate üle teostatakse õigusaktide ja ministeeriumi põhimääruse kohaselt. Esinduse põhiülesanne on Eesti esindamine ELis. Esindus asub Brüsselis, Belgia Kuningriigis.
Praktikaperioodi kirjeldus (lühiülevaade praktika ülesannetest ja tulemustest).
• Tutvusin organisatsiooni struktuuri, tegevusalade, ajaloo ja asjaajamisteenistuse ülesannetega
• Teostab dokumentide elukäiguga seotud toiminguid vastavalt organisatsiooni dokumendisüsteemile ja kehtestatud nõuetele
• Analüüsib arhiivitöö korraldamist organisatsioonis vastavalt organisatsiooni tegevusele ja eripärale, (sh dokumentide hävitamise tagamine)
• Järgib dokumentide säilitamistingimusi vastavalt kehtestatud nõuetele
• Kontrollib organisatsiooni arhiivi üle antavate toimikute olemit ja tähistatust üleandmisenimekirjade alusel
• Kasutab dokumentide otsinguks ülevaadet organisatsiooni arhiivi koosseisust, leiab ja registreerib laenutatavad dokumendid vastavalt kehtestatud korrale
• Koostab eesti, inglise ja vene keeles vastuse päringule organisatsiooni arhiivis olevate dokumentide põhjal järgides kehtestatud korda
• Analüüsib dokumentide säilitamise vajadust arhiiviasutuses lähtudes organisatsiooni tegevuse olulisusest
• Analüüsib sekretäri rolli organisatsioonikultuuri kujundamisel ja suhtekorralduses
• Koostab vormiliselt ja grammatiliselt korrektsed teated eesti, inglise ja vene keeles ja edastab need sobiva kommunikatsioonikanali kaudu adressaadile
• Koostab valdkonnaalase (nt bürootarvikute tellimine) projekti plaani, lähtudes projektiülesande eesmärgist ja organisatsiooni vajadustest (kalkulatsiooni ja riskianalüüsi, lähtudes projektist)
• Koordineerib valdkonnaalast projektitööd vastavalt projektile ja koostab projekti kokkuvõte
• Täidab lähetusülesanded eesti, inglise ja vene keeles vastavalt juhenditele ja sihtkoha kultuuritaustale
Kirjelda saadud kogemusi. Mida uut õppisid? (praktikakohas, antud riigist, vaba aega veetes)
Praktika käigus läbisin kõik vajalikud praktika ülesanded, tööalaselt oli uusi asju kindlasti palju. Sain registreerida palju prantsuse keelseid ja inglise keelseid kirju ning telefonile vastata. Lisaks sekretäri tööle tutvusin veel nii mõnegi teise ametiga, mis oli väga huvitav. Kuna EV alalises esinduses EL juures töötajad on kõik eestlased, siis keelepraktika käis ainult tööülesandeid täites aga omavaheline suhtlus oli eesti keeles. Praktikakohaga jäin väga rahule. Vaba aega veetes käisin ringi nii palju kui võimalik, kindlasti iga ringisõit uues riigis on omamoodi kogemus ja õpetlik. Alustades siis bussisõidu kultuurist ja poes käimisest, lõpetades suhtlemisest kohalikega.
Praktika perioodi jooksul ei tekkinud minul probleemsituatsioone, kõik laabus kenasti ning kui kuskil tekkis küsimusi, siis enda praktika kohast sain neile vastused.
Kindlasti soovitan osaleda õpirändes, see on võimalus mida ei tohi käest lasta. Paljud kardavad, et nende keeleoskus võib jääda väheseks kuid isiklikust kogemusest võin öelda, et ei ole asju mida ei saa kehakeelega keele probleemi korral näidata. Praktika Brüsselis on kindlasti üks kallimate hulgast, kuid saab hakkama.
Just väljas söömine on tunduvalt kallim kui Eestis.
Brüssel on väga kaunis linn ja südamest soovitan siia praktikat sooritama tulla, massiivsed majad ning sõbralikud prantslased tooks kohe välja. Inglise keelt olen praktika käigus vähe saanud kasutada, enamik prantslasi siin ei räägi inglise keelt kuid nad saavad aru nii et probleeme pole. Prantsuse ja hollandi keele oskus tuleb kasuks.
Alati tasub hoida kotis nii vihmavarju kui ka päikeseprille, kuna ei ole teada, mis ilm on 10 minuti pärast. Vähemalt märts-aprill möödus neid mõlemaid vahelduvalt kasutades. Enne välisriiki minnes soovitan kindlasti lugeda blogi´si ning otsida kõik vajalikud telefoni numbrid ja aadressid enne välja.
